Surat Tugas – Pengertian, Contoh, Guru, Kolektif, Organisasi
Surat dan Sejarah Perkembangannya
Berdasarkan catatan sejarah, kegiatan surat menyurat di Indonesia sudah dimulai jauh sebelum kedatangan bangsa Eropa. Yaitu pada masa kerajaan Kutai, Tarumanegara, Pajajaran, Majapahit, Sriwijaya dan Mataram, meskipun hanya sebatas hubungan antar raja. Bentuknya masih sangat sederhana, menggunakan kulit kayu, potongan bambu, daun lontar, dan kulit binatang.
Kegiatan pos berjalan lancar, setelah dibangunnya Jalan Raya Pos (de Grote Postweg) dari Anyer sampai Panarukan sepanjang 1000 km pada tahun 1809 atas perintah Gubernur Jenderal Herman William Daendels. Hal ini menyebabkan waktu tempuh pos dari Jawa Barat ke Jawa Timur yang sebelumnya memakan waktu 40 hari dipersingkat menjadi enam hari.
Prangko pertama di dunia dikeluarkan di Inggris (1840) dengan nama Penny Black, yang membuka era baru di bidang tarif pos. Belanda ketika menjajah Indonesia juga mengikuti jejak Inggris. Pada tahun 1852, perangko Belanda pertama dikeluarkan, menggambarkan Raja Willem III. Sedangkan di koloni Hindia Belanda, perangko pertama kali digunakan pada tahun 1865. Dua juta eksemplar dicetak di Belanda.
Sampai awal abad ke-20 ada yang disebut hari pos. Ketika hari tiba kapal dari Belanda. Orang-orang Belanda sangat menantikan datangnya surat-surat dari negeri leluhurnya. Kemudian jabatan itu berkembang pesat, ketika era pesawat terbang dimulai. Dan kantor pos adalah salah satu tempat tersibuk saat itu.
Walaupun pemerintah kolonial Belanda menyediakan banyak kotak pos (brievenbus) di Batavia dan kota-kota lain, banyak yang datang ke kantor pos agar surat lebih cepat sampai ke tujuan. Sedangkan Belanda menyediakan banyak kotak pos (brievenbus) yang dipasang di jalan-jalan utama. Intinya masyarakat tidak perlu ke kantor pos, cukup tinggalkan suratnya di kotak pos. Kemudian surat-surat itu dikeluarkan dari kotaknya dan diangkut ke kantor pos.
Baca juga: Surat Layanan
Jenis Surat
- Surat resmi
- Surat pribadi
- Memo
Surat resmi
Surat Dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh suatu instansi atau organisasi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Surat dinas harus menggunakan bahasa Indonesia sesuai aturan baku. Bentuk penyajian surat biasanya menggunakan bentuk atau sistem blok penuh, semi blok atau menjorok ke dalam.
Surat resmi (official letter) dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:
Surat dinas pemerintah, yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan penyelenggaraan pemerintahan.
Surat resmi pemerintah meliputi:
- dokumen perjalanan dinas
- menjamin
- surat rekomendasi
- surat instruksi
- surat referensi
- surat tugas
- dan dekrit.
Baca juga: Surat Referensi Kerja
Surat dagang, yaitu surat resmi yang digunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
Surat sosial, yaitu surat resmi yang digunakan oleh organisasi sosial nirlaba
- Jenis surat sosial:
- Cover letter, yaitu surat yang digunakan untuk menyampaikan sesuatu dengan tujuan agar penerima mengetahui sesuatu yang dikirim atau diterima.
- Surat pengumuman, yaitu surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal kepada anggota masyarakat atau pihak-pihak yang berkaitan dengan isi atau hal-hal yang tercantum dalam surat itu.
- Surat Edaran, yaitu surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada banyak pihak.
- Surat Kuasa, yaitu surat yang dibuat untuk memberikan kuasa baik secara sendiri-sendiri maupun sebagai perantara kepada seseorang yang dapat dipercaya untuk bertindak atas nama pemberi kuasa, karena pemberi kuasa tidak dapat melaksanakannya sendiri. Berdasarkan isi dan jenisnya, surat kuasa dapat dibedakan menjadi:
Baca juga: Sekuritas – Pengertian Menurut Para Ahli, Ciri, Istilah, Ciri & Contohnya
- Surat kuasa perseorangan, yaitu surat kuasa yang dibuat secara pribadi atau perseorangan yang diberikan kepada seseorang yang dapat dipercaya.
- Surat kuasa untuk instansi dan perusahaan jasa, yaitu surat kuasa yang dibuat dan dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan yang diberikan kepada bawahan/karyawannya atau instansi lain sesuai dengan tugasnya masing-masing untuk melakukan tindakan karena pimpinan tidak dapat melakukannya sendiri.
- Surat kuasa khusus, yaitu surat kuasa yang diberikan seseorang kepada orang lain atau kuasa hukum yang penyelesaiannya ada hubungannya dengan pengadilan.
Bagian surat resmi:
- Kepala/kop surat, terdiri dari:
- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf besar/kapital.
- Alamat instansi/instansi, ditulis dengan huruf besar dan huruf kecil.
- Logo instansi/lembaga.
- Nomor surat, yaitu urutan pengiriman surat
- Lampiran, berisi lembaran-lembaran lain yang disertakan selain surat
- Itu, berupa garis besar isi surat
- Tanggal surat (tulisan disebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
- Alamat ke alamat (jangan gunakan kata untuk)
- Pembukaan/salam (diakhiri dengan koma)
- Isi surat
(-Uraian isi berupa keterangan hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, kecuali untuk penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) yang harus disesuaikan).
Surat pengantar, berisi:
- penutupan
- Posisi
- tanda tangan
- nama (biasanya disertai dengan nomor induk pegawai atau NIP)
- Salinan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.
Baca juga: “Surat Izin Tempat Usaha (SITU)” Definisi & (Fungsi – Syarat / Cara Membuatnya)
Penulisan Surat yang Baik dan Benar
Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis dengan mengikuti syarat-syarat, yaitu:
- Tidak mengandung makna ganda
- Antara penerima dan pengirim memiliki tujuan yang sama
- Sederhana
- Penggunaan kata yang benar dalam penggunaannya
- Tulisan tersusun rapi dan berurutan
Bahasa yang digunakan dalam surat sebaiknya:
- Prioritaskan derajat yang sama
- Perusahaan
- Mudah dipahami oleh pembaca
- Gunakan bahasa yang sopan
- Jelas antara tulisan dan makna
Contoh Surat Tugas
SURAT TUGAS
No.012/STI/24/02/1995
Basis : Mengacu pada aturan penilaian penyajian laporan keuangan secara keseluruhan sesuai dengan ketentuan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK).
MENETAPKAN
Ke :
- Asfani Marfati
(Auditor senior)
- Naila Ramdhanti Gusnar
(Auditor senior)
- Suci Suhaeda
(Auditor Muda)
- Reskianita Sabariman
(Auditor Muda)
Untuk : Melakukan Audit Laporan Keuangan atas PT. SINAR MATAHARI
Demikian surat tugas ini kami buat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Makassar
Pada : 3 Maret 1995
(Kepala KAP Drs. Sidharus & Co.)
Drs. Sidarius, Akuntan
Baca juga: Surat Adalah
Contoh Surat Tugas Guru
Contoh Surat Tugas Utama
Contoh Surat Tugas Kolektif
Baca juga: Surat Edaran adalah
Sekian penjelasan artikel diatas tentang Surat Tugas – Definisi, Contoh, Guru, Kolektif, Organisasi semoga bisa bermanfaat bagi para pembaca setia kami
