Sistem Pengendalian Intern -Pengertian, Makalah, Unsur & Komponen

Table of Contents

Sistem Pengendalian Intern

Sistem Pengendalian Intern -Pengertian, Makalah, Unsur & Komponen – Dalam sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang di koordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dalam mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Pengendalian dalam hal ini memiliki arti sempit atau luas, yang dalam artian yang sempit pengendalian intern “internal check” yakni suatu sistem dan prosedur yang secara otomatis bisa saling memeriksa.

Dalam arti bahwa data akuntansi yang dihasilkan suatu bagian atau fungsi secara otomatis bisa diperiksa oleh bagian atau fungsi lain dalam suatu usaha-usaha. Sedangkan dalam arti yang luas AICPA memberikan pengertian pengendalian intern sebagai berikut:

Pengendalian intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan ofisiensi didalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.

Pengertian Pengendalian Intern

Pengendalian intern ialah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, menajemen dan personil satuan usaha lainnya yang dirancang untuk mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal berikut: keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku, efektifitas dan efisiensi operasi.

Dalam hal demikian menurut Mulyadi menyebutkan bahwa sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen.

Sedangkan menurut Romney and Steinbart “2003” pengertian pengendalian intern ialah “internal control is the plan of organizations and the method of business use to safeguard assets, provide accurate and reliable information, promote and improve operational efficiency and encourage adherence to prescrib e managerial policies.

Baca Juga: Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Beserta Penjelasannya

Sifat Pengendalian

Manajemen bertanggung jawab untuk membangun dan mempertahankan kerangka pengendalian atas struktur perusahaannya seperti Sistem Informasi Akuntansi (SIA), Sistem Informasi Operasional atau Manajemen (SIM) dan sistem organisasi. Karena pengendalian dan langkah-langkah keamanan diimplementasikan dalam struktur formal perusahaan dan sangat erat terjalin, kerangka pengendalian disebut pengendalian internal atau struktur pengendalian intern (SPI).

Struktur ini menyediakan sarana melalui proses pengendalian internal. Jika SPI yang tepat diimplementasikan, semua operasi, sumber daya fisik dan data akan dipantau dan terkendali, tujuan akan tercapai, risiko akan diminimalkan dan output informasi akan dipercaya.

Pentingnya Proses Pengendalian dan Pengendalian Tindakan Akuntan

Sebagai pengguna utama dari SIA, akuntan harus mengambil peran aktif dalam mengembangkan dan mengkaji SPI atau kerangka kerja. Mereka juga harus bekerja sama dengan desainer sistem dalam tahap pengembangan sistem informasi untuk memastikan bahwa tindakan pengendalian yang direncanakan memadai dan auditable.

Sistem Pengendalian Internal

SPI dikembangkan oleh Committee Sponsoring Organizations of the Treadway Commision (COSO). Sebelumnya, badan akuntansi utama yang terlibat dalam membangun dan menilai proses pengendalian internal melihat sistem pengendalian internal perusahaan dengan berbagai cara.

Pengendalian intern didefinisikan secara berbeda, tujuan yang akan dicapai dengan proses pengendalian yang tidak standar dan komponen yang terdiri dari sistem pengendalian intern yang sangat beragam. COSO membuat suatu konsensus tentang struktur pengendalian intern yang meliputi:

Baca Juga: Penjelasan Tujuan Sistem Akuntansi Menurut Para Ahli

Internal control objectives.
Financial-oriented view of the internal control structure.
Nonfinancial-oriented view of the internal control structure.

Internal Control Objectives

COSO mendefinisikan internal control sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direktur, manajemen, dan personil lainnya, yang didesain untuk menghasilkan penilaian rasional sebagai upaya untuk mencapai tujuan pengendalian dengan kategori sebagai berikut:

Efektifitas dan efisiensi operasional.
Kehandalan laporan keuangan.
Kesesuaian dengan hukum dan peraturan-peraturan

Kategori pertama membahas tujuan bisnis dasar perusahaan, seperti memelihara kinerja dan profitabilitas tujuan dan menjaga aset. Kategori kedua, tergantung pada bagian pemrosesan transaksi dari SIA, memastikan penyusunan laporan keuangan yang dapat diandalkan. Kategori ketiga berkaitan dengan mematuhi hukum dan perusahaan tunduk pada peraturan tersebut. Tujuan pengendalian tidak mudah dicapai. Terdapat beberapa kendala dalam menentukan tujuan pengendalian, yaitu:

Perusahaan berubah menjadi perusahaan yang modern diikuti dengan perubahan-perubahan mulai dari peraturan perpajakan sampai dengan teknologi.
Semakin bertambahnya risiko perusahaan.
Berkembangnya teknologi komputer dalam lingkungan struktur pengendalian.
Adanya kendala human factor, karenatujuan pengendaliandicapai melalui
Cost-benefit dari pengendalian.
Perubahanyang dihasilkanoleh perusahaan dalam mencari statuskelas dunia.

Baca Juga: Pengertian Eksternal Public Relations Dan Internal Public Relations Lengkap

Financial-Oriented View of the Internal Control Structure

Terdapat lima komponen yang saling berhubungan dalam internal struktur pengendalian intern, yaitu:

Lingkungan pengendalian mencerminkan keseluruhan sikap dan kesadaran dewan direksi, komite audit, manajer, pemilik dan karyawan mengenai pentingnya dan penekanan pengendalian internal dalam perusahaan. Lingkungan pengendalian terdiri dari tujuh komponen, yaitu:

Filosofi manajemen dan gaya operasional merupakan sikap dan kesadaran manajemen terhadap pentingnya pengendalian intern perusahaan.
Integritas dan nilai-nilai etika. Hal ini berkaitan dengan masalah perilaku. Perusahaan harus membuat suatu pernyataan yang dijadikan standar perilaku dan etika yang harus dijalankan oleh semua orang dalam perusahaan.
Komitmen kepada kompetensi. Perusahaan harus memiliki karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya agar dapat melaksanakan tugas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Board of directors of audit committee. Komite audit melaksanakan tugas pemeriksaan sehingga diharapkan dapat mendeteksi penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dan melakukan langkah-langkah untuk perbaikan pengendalian perusahaan.
Struktur organisasi yaitu adanya rerangka hubungan formal untuk mencapai tujuan perusahaan.
Penilaian wewenang dan pertanggungjawaban. Terdapatnya kewenangan dalam memerintah bawahan untuk melakukan sesuatu dan adanya kejelasan mekanisme pertanggungjawaban.
Kebijakan dan penerapan sumberdaya manusia. Merupakan arah kebijakan dalam hal rekruitmen, orientasi, training, motivasi, evaluasi, promosi, kompensasi, konsultasi, dan perlindungan karyawan. Dengan adanya kebijakan-kebijakan yang jelas mengenai hal diatas, diharapkan kinerja perusahaan dapat efisien dan menghasilkan data-data yang dapat dipercaya.

Semua perusahaan, terlepas dari ukuran, struktur, atau industri, menghadapi risiko internal dan eksternal. Komponen penilaian risiko dalam struktur pengendalian intern terdiri dari identifikasi dan analisis dari risiko yang releven serta seperangkat rencana untuk me-manage risiko.

Baca Juga: Pengertian, Macam Konsep Dasar Akuntansi Beserta Prinsipnya

Perusahaan harus memiliki aktifitas pengendalian berupa kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa kebijakan manajemen telah tepat. Aktifitas pengendalian diterapkan kepada risiko spesifik yang diidentifikasi selama penilaian risiko. Aktifitas pengendalian terdiri dari subkomponen yaitu :

Aktifitas yang berhubungan dengan laporan keuangan, terdiri dari:

Penggunaan dokumen dengan nomor urut.
Pembagian tugas.
Kecukupan ukuran keamanan.
Penilaian kinerja yang independen.
Kesesuaian penilaian jumlah yang dicatat

Aktifitas yang berhubungan dengan proses informasi yang terdiri dari general control dan application controls.
Informasi dan Komunikasi

Informasi harus diidentifikasi, diproses, dan dikomunikasikan agar karyawan yang bersangkutan dapat melaksanakan tanggungjawabnya. Fungsi sistem informasi adalah membantu terlaksananya mekanisme pertanggungjawaban.

Sistem informasi akuntansi mencakup metode – metode dan dokumen – dokumen dalam mencatat, memproses, meringkas, dan melaporkan transaksi-transaksi suatu entitas dan menjaga akuntabilitas aset, kewajiban, dan ekuitas. Tujuan metode-metode dan dokumen – dokumen sistem informasi akuntansi adalah untuk menghasilkan laporan keuangan yang handal dalam pengertian:

Seluruh transaksi yang diproses adalah valid (benar) daan telah diotorisasi.
Seluruh transaksi valid diproses tepat waktu dan diklasifikasikan dengan tepat.
Seluruh data yang diinput akurat dan lengkap dengan menggunakan unit moneter.
Seluruh transaksi yang dimasukkan telah meng-update seluruh master file.
Seluruh output yang dihasilkan telah melalui prosedur yang berlaku sehingga menghasilkan laporan atau informasi yang akurat dan dapat dipercaya.
Seluruh transaksi yang dicatat telah dimasukkan dalam periode yang sesuai.

Monitoring adalah untuk menilai kualitas SPI dengan melakukan kegiatan yang sedang berlangsung dan evaluasi terpisah. Kegiatan pemantauan, seperti pengawasan karyawan, dilakukan setiap hari dan kegiatan pemantauan yang terpisah, seperti audit catatan struktur pengendalian internal.

Baca Juga: Laporan Laba Rugi

Nonfinancial-Oriented View of the Internal Control Structure

Bagian ini membahas pencapaian tujuan operasional dari struktur pengendalian intern. Lingkungan pengendalian yang baik sangat bergantung pada pihak manajemen dalam mengawasi operasional dan pencapaian tujuan. Lingkungan pengendalian non finansial berkaitan secara spesifik dengan bagian teknik, produksi, dan pemasaran.

Berkaitan dengan peniliaian risiko, tujuan non financial yang signignifikan, yaitu seperti target kinerja, target market share, pengamanan terhadap sumber daya, dan kesesuaian peraturan serta regulasi harus diidentifikasi. Pengendalian dan monitoring kegiatan penting untuk pencapaian tujuan non finansial termasuk pengendalian manajemen dan sistem pengendalian operasional.

Sistem Pengendalian Manajemen

Proses sistem pengendalian manajemen memfokuskan pada kinerja manajemen daripada teknis operasional. Sistem pengendalian manajemen mencakup pengembangan control dan aktifitas monitoring untuk mengevaluasi kinerja dan supervisi aktivitas perusahaan. Hal ini dimaksudkan agar terjadi kesesuaian aktivitas dengan kebijakan dan prosedur serta kesesuaian aktivitas dengan peraturan-peraturan dan regulasi.

Kegiatan suatu organisasi dan pengendalian intern seringkali efektif dengan adanya tekanan dari pihak luar. Aktifitas pengendalian manajemen adalah untuk memonitor kesesuaian aktifitas perusahaan dengan peraturan-peraturan dari regulatory agencies di luar perusahaan seperti bank regulatory agency.

Sistem Pengendalian Operasional

Proses atau sistem yang memacu efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaan operasional sehari-hari disebut dengan pengendalian operasional. Sistem pengendalian operasional dalam suatu perusahaan biasanya meliputi sistem pengendalian persediaan, sistem pengendalian kredit, sistem pengendalian produksi, dan sistem pengendalian kas. Sistem pengendalian operasional juga memfokuskan pada pengendalian karyawan. Oleh karena itu diperlukan upaya rotasi jabatan diantara karyawan dan adanya supervisi dalam pelaksanaan tugas.

Baca Juga: “Akuntansi Syariah” Pengertian Menurut Para Ahli & ( Konsep Dasar – Prinsip – Contoh )

Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Dari berbagai definisi diatas dapat dilihat bahwa sistem pengendalian intern bertujuan untuk:

Menjaga kekayaan organisasi.
Memeriksa ketelitian dan keandalan data akuntansi.
Mendorong efisiensi operasional.
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern terbagi menjadi dua macam yaitu:

Pengendalian intern akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan perusahaan dan mengecek keandalan data akuntansi.
Pengendalian intern administrasi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama unturk mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Unsur Sistem Pengendalian Intern

Untuk melaksanakan sistem pengendalian intern dalam mencapai tujuan pokok, SPI suatu perusahaan terdiri dari unsur-unsur berikut:

Struktur yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka “frame work” pembagian tanggung jawab fungsional pada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:

Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpangan dari fungsi akuntansi.
Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, uang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi biaya hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

Pratik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, pembagian wewenang tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik-praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Berikut ini cara-cara yang dapat digunakakan oleh perusahaan dama melaksanakan praktik yang sehat ialah:

Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.
Pemeriksaan mendadak “surprised audit” dengan jadwal yang tidak teratur.
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
Perputaran jabatan “job diskripsion” yang diadakan secara rutin yang akan menghindari persekongkolan para pejabat dalam melaksanakan tugasnya.
Keharusan mengabil cuti bagi karyawan yang berhak.
Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansi.
Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur SPI yang lain.

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Untuk mendapat karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya berbagai cara berikut ditempuh oleh perusahaan:

Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.
Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.

Baca Juga: “Akuntansi Sektor Publik” Pengertian & ( Tujuan – Sifat – Karakteristik – Ruang Lingkup )

Risiko Eksposur

Setiap perusahaan menghadapi risiko-risiko yang menghambat tercapainya tujuan perusahaan. Risiko eksposur dapat muncul baik dari internal maupun eksternal perusahaan, seperti karyawan, pelanggan, hacker komputer, criminal, dan peristiwa alam. Dalam rangka untuk merancang sistem kontrol yang sehat, akuntan dan perancang sistem harus dapat menilai risiko yang mempengaruhi tujuan perusahaan. Penilaian risiko terdiri dari mengidentifikasi risiko yang relevan, menganalisis risiko dari segi tingkat eksposur, dan mengelola risiko dengan mengusulkan prosedur pengendalian yang efektif.

Tipe Risiko

Risiko yang berhubungan dengan sistem, selain pengambilan keputusan yang buruk serta operasi yang tidak efisien dan tidak efektif yang sering dihadapi perusahaan, adalah sebagai berikut:

Kesalahan Yang Tidak Disengaja

Kesalahan mungkin muncul dalam input data, seperti dalam nama atau nomor pelanggan. Kesalahan ini sering terjadi sesekali dan acak. Namun, kesalahan mungkin saja terjadi secara konsisten. Sebagai contoh, sebuah program komputer yang salah ditulis dapat menghasilkan kesalahan komputasi setiap kali program dijalankan. Dalam situasi ini, data yang salah akan merusak akurasi dan keandalan file dan output perusahaan.

Kesalahan yang disengaja merupakan penipuan, karena dibuat untuk mendapatkan keuntungan yang tidak adil atau melanggar hukum. Penyimpangan ini mungkin muncul dalam input data, selama proses, atau output yang dihasilkan. Kesalahan ini akan merusak akurasi dan keandalan file dan/atau output.

Kerugian Aset Yang Tidak Disengaja

Aset dapat hilang atau salah tempat secara tidak sengaja. Contohnya, barang dagangan yag baru diterima mungkin diletakkan pada gudang yang keliru, sehingga ketika hendak menyelesaikan pesanan, barang tersebut tidak ditemukan. Data serta aset fisik mungkin akan hilang. Misalnya, berkas akun piutang yang disimpan pada disk magnetik dapat terhapus oleh lonjakan listrik tiba-tiba.

Aset perusahaan dapat dicuri oleh orang luar, seperti pencuri profesional yang membobol ke sebuah gudang. Seringkali, aset dapat disalahgunakan melalui penggelapan dan pencurian.

Orang yang tidak berwenang mungkin saja mendapatkan akses ke file sebuah perusahaan data dan laporan. Pelanggaran keamanan bisa sangat merusak dalam kasus-kasus tertentu, seperti ketika pesaing mendapatkan akses ke rencana pemasaran rahasia perusahaan.

Tindak Kekerasan dan Bencana Alam

Tindak kekerasan tertentu dapat menyebabkan kerusakan aset perusahaan, termasuk data. Jika cukup serius, hal ini dapat mengganggu operasi bisnis dan bahkan mendorong perusahaan ke arah kebangkrutan. Contohnya sabotase fasilitas komputer dan perusakan file pelanggan yang disengaja.

Meskipun tindak kekerasan kadang-kadang dilakukan oleh pihak luar seperti teroris, tindakan ini lebih sering dilakukan oleh karyawan yang tidak puas dan dendam mantan karyawan. Tindak kekerasan juga dapat timbul dari sumber daya non manusia, seperti kebakaran, arus pendek yang menonaktifkan printer, dan bencana alam seperti badai dan banjir yang merusak sumber daya komputer.

Baca Juga: “Auditor” Pengertian & ( Tanggung Jawab – Prosedur – Spesifikasi )

Tingkat Risiko Eksposur

Untuk mengatasi risiko secara efektif, tingkat eksposur risiko harus dinilai. Paparan risiko dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti berikut.

Semakin sering suatu kejadian, semakin besar eksposur risiko.
Semakin rentan aset, semakin besar eksposur risiko.
Semakin tinggi nilai moneter dari kerugian potensial, semakin besar eksposur risiko.

Ketika dua atau lebih faktor di atas bertindak bersama-sama, eksposur risiko digandakan. Jadi eksposur yang sangat tinggi terjadi dalam kasus sebuah perusahaan yang melakukan banyak penjualan uang tunai, dengan masing-masing penjualan melibatkan jumlah yang cukup besar.

Seperti yang mungkin dibayangkan, situasi ini membutuhkan kontrol yang lebih luas daripada situasi di mana paparan risiko sedikit. Kondisi permasalahan lainnya yang mempengaruhi eksposur risiko adalah kolusi, kurangnya penegakan disiplin, dan kejahatan komputer.

Demikianlah pembahasan mengenai Sistem Pengendalian Intern -Pengertian, Makalah, Unsur & Komponen semoga dengan adanya ulasan tersebut dapat menambah wawasan dan pengetahuan anda semua, terima kasih banyak atas kunjungannya.